Geschäftsreise - und die Familie darf mit?
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Aus der
aktuellen
Ausgabe

Praktische Tipps

Geschäftsreise - und die Familie darf mit?

Was es auf einer dienstlichen Reise zu beachten gibt.

Autor: Sophia Herzog

Wer von seiner Firma auf Reisen geschickt wird, der hat im Zweifelsfall Grund zur Freude. Schlechte Mitarbeiter würde man nicht zu Kunden oder zu Partnerunternehmen schicken, genau so bietet es Abwechslung zum häufig eben doch immer gleichen Arbeitsalltag. Dennoch sind Außendiensteinsätze kein Grund, alle guten Manieren des Arbeitslebens über Bord zu werfen. Eine Dienstreise bleibt dienstlich und ist ein Dienst für den Arbeitgeber. Das sollte stets im Hinterkopf behalten werden, wenn man vom Chef außer Haus gesandt wird, um diesen oder zumindest einen Teil des Unternehmens dort zu vertreten.

67,6 Millionen Nächte verbrachten die Arbeitnehmer deutscher Unternehmen im Jahr 2015 auf Dienstreisen. Bei durchschnittlich 43 Millionen Erwerbstätigen in Deutschland wären das eineinhalb Nächte pro Kopf, wobei ja natürlich nicht jeder Arbeitnehmer zu Außendienstzwecken eingesetzt wird. Tatsächlich sieht es in der Realität eher so aus, dass wenige Mitarbeiter viel unterwegs sind und deutlich mehr als anderthalb Nächte außerhalb der eigenen Wohnung verbringen. Dennoch zeigt es, welche große Bedeutung die Mobilität für die Wirtschaft hat.

Diese ist entsprechend froh um Mitarbeiter, die diese auch mitmachen. Während einige sich tatsächlich freuen, nicht jeden Tag am gleichen Platz zu sitzen, sind andere von der Reiserei genervt. Letztere jedoch machen eine Minderheit aus. 55 Prozent der Geschäftsreisenden weltweit haben nämlich Spaß an den dienstlichen Reisen und 40 Prozent der 12.000 Befragten sagen die beruflich angesteuerten Ziele so sehr zu, dass sie sie die Dienstreise um ein paar private Tage verlängern. Hoch im Kurs liegen dabei Städte wie London, Paris und Frankfurt.

Das zeigt auch: Die Linie zwischen Beruf und Privat verschwimmt immer mehr. Besonders für die Generation Y, die die Selbstverwirklichung häufig im Job sucht und ihre Freizeit mehr schätzt als Geld, ist das eine Art Wunscherfüllung – sie reist gerne und macht, wenn sie ihren Job mag, diesen mit ganzer Kraft und Leidenschaft. Viele verstehen sich dabei nicht mehr als Dienstleister – vielmehr leben sie ihre Arbeit.

Das Problem dabei: Private Reisen sind immer etwas anderes als Geschäftsreisen. Das beginnt bei dem Grund für die Reise und hört bei der Abrechnung dieser noch nicht auf. Aber was darf ein Mitarbeiter überhaupt, wenn er dienstlich unterwegs ist und wo wird das Auflösen der Trennung von „Kirche und Staat“ - oder in diesem Fall von Beruf und Privat – zum Problem

  1. Das Verhalten

    Wer im Urlaub ist, der verhält sich anders als der auf Reisen. Ein lockeres „Hier kennt mich ja keiner!“ ist schnell gesagt und umgesetzt – das passiert noch viel leichter, wenn jemand mit dabei ist, der wirklich in lockerer Urlaubsstimmung ist und keinen Gedanken daran verschwendet, hier auch geschäftlich zu tun zu haben.

    Das ist an sich noch kein Problem – peinlich werden kann es dann, wenn die besuchten Geschäftspartner einem zufällig in der Stadt gegenüberstehen, die gerade locker flapsig mit Rock und Flip Flops durchquert wird. Natürlich ist das nicht die Regel, es im Hinterkopf zu behalten kann jedoch nicht schaden. Dienstreisen benötigen eine gewisse Ernsthaftigkeit, auch wenn man gerade nicht im Dienst ist.

  2. Die Garderobe

    Die Dienstreise ist kein Urlaub – das lässt sich auf die Garderobe genauso anwenden wie auf das Verhalten. Werden ein paar private Tage drangehangen ist das natürlich in Ordnung, eine gewisse Arbeitstauglichkeit sollte dennoch erhalten bleiben. Gerade bei Städtereisen ist das ohnehin meistens der Fall – es sollte trotzdem im Hinterkopf gehalten werden, dann kommt es auch nicht zu unangenehmen Situationen.

  3. Die Planung

    Wird die Geschäftsreise im Unternehmen geplant, sollte bereits frühzeitig durchgegeben werden, dass eine Begleitung dabei sein wird und anschließend noch ein paar Tage vor Ort verbracht werden. Das sorgt dafür, dass der Rückflug nicht gleich auf den eigentlichen Abreisetag, sondern auf den späteren Zeitpunkt gelegt wird und auch die Hotel Reservierung eine andere ist. Hier lohnt es sich, mit dem entsprechenden Organisator zu sprechen und anschließend auch die private Buchung vorzunehmen. Das verhindert den Umzug innerhalb der Stadt oder auch des Hotels.

    Ist es im Unternehmen nicht gerne gesehen wenn die Familie folgt – wobei eine Vereinbarkeit von Familie und Job heute eigentlich großgeschrieben und damit definitiv Akzeptanz finden sollte – sollten Sie im Gespräch möglichst offen sein und direkt klären, dass Mehrkosten – auch bei den Reisekosten (sprich anderer Tag, anderer Flugpreis) natürlich aus eigener Tasche gezahlt werden.

    Frau auf einem Hotelbett

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  4. Die Abrechnung

    Einen Urlaub plant der Arbeitnehmer selbst, die Geschäftsreise jedoch wird häufig vom Unternehmen angesetzt und geplant. Hotelbuchungen gehen entsprechend auf das Unternehmen, genauso wie die Verpflegungspauschale, die sich nach Dauer und Art des Aufenthalts berechnet. Wie das Spesenkonto ansonsten aussieht, ist im Zweifelsfall Verhandlungssache. Sicher ist aber, dass bei cleverer Legung der Termine mehr über das Unternehmen abgerechnet werden kann, als eigentlich: Fällt die Dienstreise um einen Feiertag herum, wird auch dieser mit der Verpflegungspauschale vergütet, da die freien Tage ebenfalls durch die Dienstreise bedingt sind. Das muss natürlich mit dem Unternehmen abgestimmt sein, dennoch kann diese Regelung durchaus entgegenkommend sein und ein verlängertes Wochenende noch einmal aufwerten.

    Die Begleitung muss bei der Abrechnung allerdings unbedingt getrennt zahlen. Eine Geschäftsreise übernimmt das Unternehmen, Mehrkosten zu verursachen ist dabei jedoch nicht fair und kann tatsächlich zur fristlosen Kündigung führen. Lieber von vornherein alles getrennt zahlen und mit dem Vorgesetzten abklären, dass es ein Doppelzimmer statt ein Einzelzimmer werden wird, als hinterher Schwierigkeiten zu bekommen.

  5. Die Zeiteinteilung

    Im Gegensatz zu dienstlichen Reisen, gibt es bei privaten Reisen in der Regel keine allzu feste Einteilung oder gar Durchtaktung. Das kann sich bei Dienstreisen jedoch lohnen, bzw. ist dringend nötig, um wirklich alles machen zu können, was relevant ist in der Stadt. Geschäftstermine gehen vor, so viel ist klar – hier sollte lieber großzügig Zeit eingeplant werden, als hinterher auf heißen Kohlen zu sitzen.

    Entsprechend sollte vorher schon geschaut werde, was es in der Stadt zu sehen gibt. Eine einfach Top Ten Liste mit den wichtigsten Sehenswürdigkeiten hilft da bereits weiter. So kann detailliert geplant werden, an welchen Tagen wie viel Zeit an den einzelnen Sights verbracht werden kann. Das mag für den Geschäftsreisenden selbst sogar noch deutlich wichtiger sein als für den oder die Mitreisenden, schließlich hat dieser deutlich weniger Zeit.

    Pärchen beim Lunch

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Kein Problem, aber ...

Tatsächlich ist es kein Problem, auf der Geschäftsreise auch mal eine private Begleitung einzuschleusen. Allerdings sollte strengstens darauf geachtet werden, dass die Abrechnung getrennt erfolgt und die Firma zumindest informiert ist, dass eine Rechnung über ein halbes Doppelzimmer kommt, statt ein Einzelzimmer, wie vielleicht erwartet. Dazu kommen Fixkosten, wie die Verpflegungspauschale, die für den Arbeitnehmer anfällt. Tricksen Sie auch hier unter keinen Umständen - zweifelhafte Abrechnungen können sonst schon einmal zu echten Problemen bis hin zur fristlosen Kündigung führen.

Auch ansonsten sollte der eigentlich Grund der Reise immer im Blick gehalten werden. In großen Städten wie London mag es vielleicht sehr unwahrscheinlich erscheinen, dass jemand aus dem geschäftlichen Umfeld den eigenen Weg kreuzt, aber ein lapidares „Hier kennt mich ja niemand!“ ist nicht anwendbar, wenn am Tag zuvor noch geschäftliche Meetings abgehalten wurden. Es sollte entsprechend immer so agiert werden, wie auch in der eigenen Stadt, wo einem der Chef häufig ganz zufällig über den Weg laufen könnte.

Ebenfalls sollte die eigene Konstitution im Blick gehalten werden. Wer nach Geschäftsschluss noch das Nachtleben der fremden Stadt erkundet ist am nächsten Morgen selten fit für die anstehenden Termine – halten Sie sich hier an das, was sie auch zu Hause machen würden. Ein nettes Restaurant und ein paar Gläser Wein sind in Ordnung, hemmungslose Trinkgelage und durchzechte Nächte jedoch nicht.

Sind diese Punkte gewahrt, sollte einer privat-geschäftlichen Reise nichts im Wege stehen. Im Gegenteil: Sie demonstrieren die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ermöglichen es auch dann gemeinsame Erfahrungen zu machen, wenn es theoretisch nicht möglich erscheint.


 

RD Abbinder
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